Dalam bisnis yang dinamis, kebutuhan tenaga kerja bisa berubah cepat ada ekspansi, proyek baru, peningkatan beban kerja, sampai restrukturisasi organisasi. Di sinilah MPP (Manpower Planning) berperan: membantu perusahaan merencanakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, dan bagaimana cara memenuhinya secara efektif.

Apa itu MPP?

MPP (Manpower Planning) adalah proses perencanaan kebutuhan tenaga kerja perusahaan berdasarkan target bisnis, beban kerja, struktur organisasi, serta kondisi ketersediaan SDM. MPP sering menjadi dasar bagi aktivitas HR seperti rekrutmen, mutasi, promosi, pengembangan kompetensi, dan pengendalian biaya tenaga kerja.

Secara sederhana, MPP menjawab pertanyaan:

1. Posisi apa yang dibutuhkan?
2. Berapa orang yang dibutuhkan?
3. Kapan dibutuhkan?
4. Apakah dipenuhi dari internal (mutasi/promo) atau eksternal (rekrutmen)?
5. Berapa estimasi biaya dan dampaknya ke organisasi?

Mengapa MPP penting?

1. Menghindari overstaffing dan understaffing

Terlalu banyak orang → biaya membengkak. Terlalu sedikit → operasional terganggu dan target tidak tercapai.

2. Menyelaraskan SDM dengan strategi bisnis

Target pertumbuhan harus diterjemahkan menjadi kebutuhan manpower yang realistis.

3. Meningkatkan kualitas rekrutmen

Karena kebutuhan sudah jelas (job, kompetensi, level, timeline), proses hiring jadi lebih tepat.

4. Kontrol biaya tenaga kerja (cost control)

HR dan Finance bisa memproyeksikan beban biaya gaji/benefit lebih akurat.

5. Mendukung perencanaan suksesi & pengembangan talenta

MPP tidak hanya “butuh orang”, tapi juga memetakan kesiapan internal untuk mengisi posisi.

Komponen utama MPP

Biasanya MPP memuat beberapa elemen inti berikut:

1. Headcount existing (jumlah karyawan saat ini)
2. Struktur organisasi & posisi (grade/level/dept/branch/position)
3. Kebutuhan manpower per periode (bulanan/kuartal/tahunan)
4. Alasan kebutuhan (new position, replacement, project, seasonal)
5. Jenis pemenuhan: internal movement vs recruitment
6. Target tanggal pemenuhan (need date)
7. Estimasi biaya (salary range, allowance, dll)
8. Prioritas (urgent / high / normal)

Proses MPP yang umum di perusahaan

1. Pengumpulan kebutuhan dari unit kerja

Tiap departemen mengajukan kebutuhan berdasarkan workload & rencana kerja.

2. Analisis HR (validasi kebutuhan)

HR mengecek rasionalisasi kebutuhan: beban kerja, produktivitas, struktur, dan opsi internal.

3. Sinkronisasi dengan budget (Finance)

Pastikan manpower plan sesuai rencana anggaran (budget headcount & cost).

4. Approval manajemen

Biasanya melibatkan Head Dept, HR, Finance, lalu Direksi/Manajemen.

5. Eksekusi: recruitment/mutasi/pengembangan

Setelah disetujui, kebutuhan masuk pipeline hiring atau movement internal.

6. Monitoring & evaluasi berkala

Tracking realisasi vs rencana: posisi terisi, keterlambatan hiring, perubahan prioritas.

Contoh alasan kebutuhan dalam MPP

1. Replacement: pengganti resign/pensiun/terminasi
2. New headcount: pembukaan posisi baru karena ekspansi
3. Project-based: kebutuhan sementara untuk proyek tertentu
4. Operational shift: perubahan jam operasional / penambahan shift
5. Compliance requirement: kebutuhan karena regulasi/audit/standar tertentu

Baca Juga: HR Masih Pakai Excel? Ini 7 Tanda Perusahaan Sudah Butuh HRIS