Rumah sakit merupakan lembaga pelayanan kesehatan yang memiliki struktur organisasi kompleks dan tenaga kerja yang beragam, mulai dari dokter, perawat, tenaga laboratorium, farmasi, administrasi, hingga staf pendukung. Dengan jumlah pegawai yang besar dan sistem kerja yang berjalan 24 jam, pengelolaan sumber daya manusia menjadi tantangan yang tidak sederhana.

Di sinilah Human Resources Information System (HRIS) berperan penting bukan hanya sebagai alat administrasi, tetapi juga sebagai sistem manajemen strategis yang membantu rumah sakit bekerja lebih efisien, akurat, dan terintegrasi.

1. Manajemen Data Pegawai

Salah satu fungsi utama HRIS adalah menyimpan dan mengelola seluruh data personal, profesional, dan administratif pegawai secara terpusat.

Melalui HRIS, tim HR dapat dengan mudah mengakses informasi seperti:

1. Data identitas dan status kepegawaian,
2. Riwayat pendidikan dan pengalaman kerja,
3. Sertifikat profesi dan izin praktik tenaga medis,
4. Riwayat pelatihan serta rekam kinerja.

Dengan data yang terintegrasi, rumah sakit tidak perlu lagi mengelola dokumen secara manual, sehingga meminimalkan kesalahan dan mempercepat proses administrasi.

2. Pengelolaan Jadwal dan Absensi Shift

Rumah sakit beroperasi selama 24 jam, yang berarti sistem kerja shift sangat krusial.

HRIS membantu mengatur jadwal kerja dokter, perawat, dan staf lainnya secara otomatis, dengan mempertimbangkan:

1. Keseimbangan beban kerja,
2. Ketersediaan tenaga medis,
3. Aturan waktu istirahat dan batas jam kerja,
4. Rekap absensi dan lembur otomatis.

Selain itu, integrasi HRIS dengan absensi digital (fingerprint, RFID, atau GPS mobile) memudahkan pemantauan kehadiran dan disiplin kerja secara real-time.

3. Penggajian dan Tunjangan (Payroll Management)

Fungsi penting berikutnya adalah pengelolaan gaji yang akurat dan transparan. Dalam konteks rumah sakit, penggajian sangat kompleks karena melibatkan banyak komponen, seperti:

1. Gaji pokok dan tunjangan tetap,
2. Uang lembur atau shift malam,
3. Jasa medis atau insentif per tindakan,
4. Bonus kinerja atau kompensasi tambahan.

HRIS mengotomatisasi proses perhitungan tersebut, memastikan tidak ada kesalahan dalam slip gaji, dan memudahkan pelaporan keuangan serta audit.

4. Manajemen Kompetensi dan Pelatihan

Tenaga medis dan non-medis di rumah sakit wajib mengikuti pelatihan dan sertifikasi secara berkala untuk menjaga mutu pelayanan.

Melalui HRIS, manajemen dapat:

1. Memetakan kompetensi setiap pegawai,
2. Menjadwalkan pelatihan sesuai kebutuhan jabatan,
3. Mencatat riwayat pelatihan dan hasil evaluasi,
4. Mengingatkan masa berlaku sertifikasi tenaga medis.

Dengan begitu, rumah sakit dapat memastikan bahwa seluruh staf selalu memenuhi standar kompetensi dan akreditasi KARS (Komisi Akreditasi Rumah Sakit).

5. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

HRIS memudahkan proses evaluasi kinerja karyawan dengan indikator kinerja yang terukur (KPI), misalnya:

1. Jumlah pasien yang ditangani,
2. Kepatuhan terhadap SOP medis,
3. Kecepatan dan ketepatan pelayanan,
4. Kedisiplinan kerja.

Hasil penilaian kinerja ini dapat digunakan untuk menentukan promosi, insentif, atau program pengembangan karyawan dengan lebih objektif dan transparan.

6. Rekrutmen dan Penempatan Pegawai

HRIS juga berfungsi dalam proses rekrutmen tenaga kerja baru. Mulai dari penyimpanan lamaran, seleksi kandidat, hingga penempatan posisi sesuai kebutuhan rumah sakit dapat dilakukan melalui sistem.

Selain efisien, HRIS membantu memastikan bahwa setiap posisi diisi oleh tenaga yang tepat dan kompeten.

7. Manajemen Cuti dan Kehadiran

Pengajuan dan persetujuan cuti (tahunan, sakit, melahirkan, dan lainnya) dapat dilakukan langsung melalui HRIS tanpa harus menggunakan formulir manual.

Sistem akan otomatis menghitung sisa cuti dan menyesuaikan jadwal kerja pegawai lainnya untuk menjaga operasional tetap berjalan lancar.

8. Pelaporan dan Analitik SDM

HRIS dapat menghasilkan berbagai laporan otomatis, seperti:

1. Statistik jumlah pegawai berdasarkan profesi,
2. Rasio tenaga medis terhadap pasien,
3. Biaya SDM per departemen,
4. Turnover rate, absensi, hingga kinerja individu.

Data analitik ini membantu manajemen dalam pengambilan keputusan strategis untuk efisiensi tenaga kerja dan peningkatan kualitas layanan.

9. Kepatuhan terhadap Regulasi dan Akreditasi

Rumah sakit wajib mematuhi berbagai regulasi dari Kementerian Kesehatan, BPJS Kesehatan, dan lembaga akreditasi. HRIS membantu menyimpan dokumen legal, izin praktik, serta pelaporan tenaga kesehatan sesuai regulasi yang berlaku. Hal ini mendukung kesiapan rumah sakit dalam proses audit dan akreditasi secara lebih cepat dan sistematis.

Transformasikan manajemen tenaga medis dan staf Anda dengan OranHR solusi HRIS lengkap untuk industri kesehatan. Jadwalkan demo sekarang.

Baca Juga: Manfaat Customer Survey untuk Solusi HRIS